Migrer de Notion vers un outil de gestion : sans tout resaisir

La vraie raison pour laquelle on reste sur Notion

Ce n'est pas qu'il convient. C'est qu'on y a passé deux ans.

Douze clientes, quarante pages, des bases liées entre elles, des vues que personne d'autre ne comprend. Changer d'outil, ce n'est pas changer d'outil : c'est recopier deux ans de travail un dimanche après-midi. Alors on reste, et on continue de bricoler autour du manque.

Le calcul est faux, mais il est rationnel. Personne ne signe pour deux jours de saisie.

Ce que Notion fait bien, et où ça casse

Notion est un excellent constructeur d'espace. Vous modelez exactement ce que vous voulez, et pour une assistante qui débute avec trois clientes, c'est parfait : gratuit, souple, joli.

Ça casse à trois endroits précis, et toujours les mêmes :

Le temps. Il n'y a pas de chronomètre. On finit avec une base « Temps » remplie à la main, le soir, de mémoire. Autant dire une estimation.

La cliente. Partager une page Notion, c'est partager Notion. Elle doit comprendre l'outil, et vous devez surveiller ce qu'elle voit. La plupart des assistantes renoncent et repassent à l'email, ce qui annule l'intérêt.

La facture. Notion ne facture pas. Le pont entre le temps suivi et ce qu'on encaisse se refait à la main chaque mois, et c'est là que l'argent se perd.

Aucun de ces trois points ne se résout par un meilleur gabarit.

Les trois façons de migrer

1. À la main

Vous ouvrez les deux outils côte à côte et vous recopiez.

C'est long, mais ce n'est pas absurde : vous relisez tout, vous jetez ce qui est mort, vous arrivez avec un espace propre. Pour trois clientes et une dizaine de missions, c'est probablement le plus rapide : une heure, et c'est fini.

Au-delà de cinq clientes, ça devient un projet, et un projet se reporte.

2. L'export CSV

Notion exporte ses bases en CSV. La plupart des outils savent en importer.

Le piège est connu de qui l'a fait : un CSV est plat, votre espace ne l'est pas. Les relations entre clients, missions et tâches se perdent, et vous passez plus de temps à recoller les colonnes qu'à recopier. Sans compter les tâches faites depuis six mois qui reviennent à la vie.

3. Faire lire l'export par une IA

C'est la voie qui a changé récemment, et c'est celle qui rend le reste caduc.

Vous exportez votre espace en Markdown depuis Notion. Vous donnez le fichier à un assistant conversationnel branché sur votre nouvel outil par un connecteur. Vous lui demandez de transposer.

Il lit la structure telle qu'elle est, y compris les conventions bizarres que vous seule compreniez, reconstitue clients, missions et tâches, et les crée.

Les quatre garde-fous à exiger

Cette troisième voie est la bonne, à condition que l'outil d'arrivée soit sérieux. Voici ce qu'il faut vérifier avant de lancer quoi que ce soit.

Une simulation. L'outil doit pouvoir vous rendre la liste de ce qu'il créerait, sans rien écrire. C'est non négociable : une importation ne s'annule pas, et relire quarante lignes après coup est plus long que de les avoir validées avant.

Pas de doublon au rejeu. Une migration s'interrompt. Vous devez pouvoir relancer sans tout multiplier par deux. Concrètement : l'outil reconnaît par le nom ce qui existe déjà et le laisse tel quel.

Aucune modification de l'existant. L'import ajoute ce qui manque. Il ne réécrit pas une fiche déjà là, même s'il pense qu'elle est mal nommée.

Les tâches faites comptent. Un export Notion contient des mois de tâches cochées. Si l'outil ne les reconnaît pas comme existantes, il rouvre du travail terminé, et vous passez la soirée à recocher.

Comment s'y prendre, en pratique

Nettoyez avant, pas après. Dans Notion, archivez les clientes parties et supprimez les pages mortes. Une migration propre part d'une source propre, et c'est plus rapide de jeter chez soi que de trier à l'arrivée.

Uniformisez les noms de clientes. C'est le seul point où la machine ne vous sauvera pas. Si la même personne apparaît comme « Marie », « Marie D. » et « Dupont Marie », vous obtiendrez trois fiches. Le rapprochement se fait sur le nom ; il tolère la casse et les accents, pas les surnoms.

Migrez une cliente d'abord. Pas tout l'espace. Une seule, en simulation, puis pour de vrai. Vous verrez immédiatement si les missions tombent au bon endroit et si les échéances tiennent debout. Vingt minutes qui vous évitent de recommencer.

Gardez Notion un mois. Ne supprimez rien. Travaillez dans le nouvel outil, et gardez l'ancien en lecture le temps de vérifier que rien ne manque. C'est le mois qui fait la différence entre une migration et un saut dans le vide.

Ne migrez pas le temps passé. L'historique des heures de l'an dernier n'a d'intérêt que comptable, et vous l'avez déjà dans vos factures. Recommencez à zéro, avec un vrai chronomètre.

Comment brancher un assistant sur son outil de gestion, et ce qu'il faut vérifier avant : c'est expliqué sur la page du connecteur Gommett, et plus largement dans notre article sur le protocole MCP.

Ce qu'on ne récupère pas, et ce n'est pas grave

Vos vues, vos filtres, vos gabarits, vos jolies pages de couverture : ça ne se transpose pas, et ça n'a pas à l'être. C'est précisément le travail d'aménagement qu'on refait dans chaque outil souple, et qu'un outil dédié rend inutile.

Ce qui compte, ce sont vos clientes, vos missions, ce qu'il reste à faire, et vos procédures. Le reste, c'est de la décoration que vous avez payée en heures.

FAQ

Combien de temps prend une migration depuis Notion ?

Avec la voie assistée : comptez une heure pour un espace d'une dizaine de clientes, en incluant le nettoyage préalable et les vérifications. À la main, comptez plutôt une journée.

Faut-il tout migrer d'un coup ?

Non, et c'est même déconseillé. Une cliente d'abord, en simulation. Vous validez la forme, puis vous passez au reste.

Que faire des tâches déjà terminées ?

Laissez-les. Elles n'ont pas de valeur opérationnelle, et un outil qui les réimporte comme « à faire » vous crée du travail. Votre historique de facturation, lui, est dans vos factures.

Et mes procédures rédigées dans Notion ?

Elles se transposent bien : ce sont des titres et des listes d'étapes. Relisez-les avant de les rendre visibles à vos clientes : une procédure reprise automatiquement reste un brouillon tant que vous ne l'avez pas validée.

Est-ce que je peux revenir en arrière ?

Tant que vous n'avez rien supprimé dans Notion, oui. C'est la raison de garder l'ancien espace un mois.