Bien écrire une procédure

Le test d'une bonne procédure tient en une phrase : est-ce que quelqu'un qui ne connaît pas le dossier peut la suivre sans te poser de question ? Voici ce qui fait la différence.

Une action par étape

« Exporter le fichier et l'envoyer à la compta après vérification » : c'est trois étapes, pas une. Une étape se coche quand elle est FAITE. Si tu ne peux pas la cocher franchement, découpe-la.

Commence chaque étape par un verbe

« Ouvrir le tableau de bord Stripe », « Télécharger le relevé du mois », « Répondre au client avec le modèle B ». Le verbe dit qui fait quoi. Une étape qui commence par « Le fichier des ventes » ne dit pas quoi en faire.

Écris pour quelqu'un d'autre

Même si tu es seule aujourd'hui. Nomme les outils (« dans Canva, dossier Clients »), précise les accès nécessaires (« il faut le compte partagé »), donne le critère de fini (« la newsletter est programmée, PAS envoyée »). C'est exactement ce qui te sauvera dans six mois, quand tu auras oublié tes propres réflexes.

Teste-la en la suivant

La première fois que le travail revient, exécute ta procédure en la lisant, pas de mémoire. Chaque endroit où tu hésites est une étape à corriger. Deux passages suffisent en général pour qu'elle soit solide.

Donne-lui une cadence et une durée

La cadence (« chaque lundi ») rappelle quand la sortir. La durée estimée t'aide à caler ta semaine, et à repérer les procédures qui débordent toujours : c'est souvent là qu'un tarif est à revoir.